Zeiterfassung, Material und Rechnung in einem System — wie der Ablauf aussieht
Wie ein Auftrag durch einen Betrieb läuft, wenn Stunden, Material und Rechnung an derselben Stelle liegen — beschrieben als ganz normaler Tag, von der Anfrage bis zum Zahlungseingang.
Über ERP-Systeme wird meistens in Bausteinen gesprochen: Auftragsabwicklung, Lager, Zeiterfassung, Fakturierung. So denkt niemand, der einen Betrieb führt. Deshalb hier derselbe Inhalt als das, was er im Alltag ist — ein Auftrag, der durch die Woche läuft.
Montag, 7:40 Uhr — die Anfrage
Angenommen, ein Kunde ruft an: Bad, zwei Wochen Vorlauf, Besichtigung nötig. Der Anruf landet als Vorgang mit Namen, Anschrift und einem Satz zum Anliegen. Kein Zettel, kein „ich schreib's mir auf“.
Zwei Dinge passieren dabei automatisch: Der Kunde ist angelegt, falls er neu ist. Und der Besichtigungstermin steht im Kalender desjenigen, der hinfährt.
Dienstag, 9:15 Uhr — das Angebot
Nach der Besichtigung wird aus dem Vorgang ein Angebot. Die Positionen kommen aus der eigenen Liste, die Preise stehen dort, wo sie gepflegt werden — nicht in der Erinnerung.
Das Angebot geht raus und bleibt am Vorgang hängen. Wenn der Kunde in drei Wochen fragt „was war da nochmal mit der Dusche“, muss niemand das Postfach durchsuchen.
Donnerstag — die Zusage
Der Kunde sagt zu. Aus dem Angebot wird ein Auftrag; alles, was im Angebot stand, ist übernommen. Niemand tippt die Positionen erneut ab.
Gleichzeitig entsteht die Materialliste: Was muss bestellt werden, was liegt im Lager. Was bestellt wird, ist ab sofort dem Auftrag zugeordnet — das ist der Punkt, an dem doppelte Bestellungen aufhören.
In der Ausführungswoche — Stunden und Material
Der Monteur bucht seine Stunden am Handy auf den Auftrag. Drei Schritte: Auftrag wählen, Zeit bestätigen, fertig. Bei Bedarf ein Foto dazu.
Genau hier entscheidet sich, ob so ein System im Betrieb funktioniert. Was auf der Baustelle länger dauert als der Zettel in der Hosentasche, wird nicht benutzt. Deshalb gilt der Grundsatz: sprechen statt tippen, wo es geht, und niemals mehr als drei Schritte für eine alltägliche Eingabe.
Verbrauchtes Material wird auf demselben Weg gebucht. Am Abend weiß der Betrieb, was der Auftrag bis jetzt gekostet hat — nicht in vier Wochen.
Freitag — die Abnahme
Die Abnahme wird am Auftrag vermerkt, mit Datum und Unterschrift auf dem Handy. Aus der Baudokumentation, die nebenbei entstanden ist, wird ein Nachweis, der später niemandem fehlt.
Montag darauf — die Rechnung
Die Rechnung entsteht aus dem Auftrag: gebuchte Stunden, verbautes Material, vereinbarte Pauschalen. Was erfasst wurde, steht drauf. Was nicht erfasst wurde, fehlt — auch das ist ein Ergebnis, und zwar ein wichtiges.
Die Rechnung geht im elektronischen Format hinaus, wie es im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen verlangt wird, und trägt eine fortlaufende Nummer, die das System vergibt. Sie ist danach nicht mehr veränderbar; Korrekturen laufen über Storno oder Gutschrift. Das ist keine Schikane, sondern die Voraussetzung dafür, dass die Buchhaltung stimmt.
Zwei Wochen später — das Geld
Der Zahlungseingang wird zugeordnet, der offene Posten verschwindet. Was nicht bezahlt wurde, steht auf einer Liste, die jemand ansieht — statt in einem Bauchgefühl.
Und jetzt die Frage, die am Anfang niemand beantworten konnte: Was hat dieser Auftrag gebracht? Erlös minus gebuchte Stunden minus zugeordnetes Material. Nicht geschätzt, sondern gerechnet.
Was sich für wen ändert
- Der Monteur bucht Stunden und Material am Handy statt auf Zetteln. Für ihn wird es weniger, nicht mehr.
- Das Büro tippt nicht mehr ab, sondern prüft. Der größte Zeitgewinn liegt hier.
- Der Chef sieht laufende Aufträge mit Stand, statt nachzufragen.
- Die Buchhaltung bekommt Belege in einer Form, die sie nicht nacharbeiten muss.
Was dabei ehrlich gesagt gehört
Die ersten Wochen sind anstrengender als vorher. Jeder Ablauf, der bisher „macht der Chef halt“ hieß, muss einmal entschieden werden. Wer diese Phase abkürzen will, indem er alles einführt, was das System kann, verliert die Leute. Ein Bereich zuerst — meistens Auftrag und Rechnung — der Rest folgt.
Und: Ein System ersetzt keine Absprache. Es macht nur sichtbar, wo sie fehlt.
Häufige Fragen
Funktioniert die Zeiterfassung ohne Netz auf der Baustelle?
Sie muss es. Eingaben werden auf dem Gerät gehalten und übertragen, sobald wieder Verbindung besteht. Wo dauerhaft kein Netz ist, gibt es eigene Wege — dazu gehört auch Internet über Satellit.
Können wir mit einem Teil anfangen?
Ja, und das ist der empfohlene Weg. Auftrag und Rechnung zuerst, Lager und Auswertungen später.
Was ist mit den Stundenzetteln der Vergangenheit?
Die bleiben, wo sie sind. Ein Umstieg schneidet an einem Stichtag; alles davor wird archiviert, nicht nachgetragen.
Muss jeder Mitarbeiter einen Zugang haben?
Jeder, der etwas bucht. Ein gemeinsamer Zugang für alle macht die Auswertung wertlos und ist auch bei der Zeiterfassung keine gute Idee.
Der nächste Schritt
Wenn Sie wissen wollen, wie dieser Ablauf mit Ihren Gewerken und Ihren Leuten aussieht: 09195 9392909 oder info@xaicore.de.