Datensicherung im Betrieb: was passiert, wenn der Server morgen ausfällt
Die meisten Betriebe haben eine Sicherung. Deutlich weniger haben je geprüft, ob sich daraus wieder ein arbeitsfähiger Zustand herstellen lässt. So finden Sie es heraus, bevor es darauf ankommt.
Stellen Sie sich vor, Sie kommen morgen früh in den Betrieb und der Rechner im Büro startet nicht mehr. Nicht kaputtgespielt, nicht gelöscht — einfach nur ein Gerät, das nichts mehr tut.
Die spannende Frage ist nicht, ob Sie eine Sicherung haben. Die spannende Frage ist, wie lange es dauert, bis Sie wieder Rechnungen schreiben können, und was in dieser Zeit liegen bleibt.
Was zuerst fehlt
In den ersten zwei Stunden merken Sie nicht, dass Daten fehlen. Sie merken, dass Abläufe stehen:
- Die Angebote, die heute rausgehen sollten, liegen als Entwurf auf dem Gerät.
- Die Rechnungsnummern und der Stand der offenen Posten sind nicht abrufbar — Sie wissen nicht, wer bezahlt hat.
- Die Stundenzettel der letzten Woche sind nicht ausgewertet.
- Die Kundenanschriften stecken in einem Programm, das ohne diesen Rechner nicht startet.
- Der Zugang zum Onlinebanking hängt an einer Datei oder an einem Gerät, das mit ausgefallen ist.
Erst am zweiten Tag kommt der Teil, an den alle zuerst denken: die Dateien. Fotos von Baustellen, Aufmaße, Pläne, Verträge.
Die drei Fragen, die eine Sicherung beantworten muss
Was wird gesichert? Nicht „der Ordner Daten“, sondern alles, was Sie zum Weiterarbeiten brauchen. Dazu gehören auch die Datenbank Ihrer Branchensoftware, die E-Mails und die Einstellungen, die jemand vor Jahren einmal gemacht hat.
Wohin — und liegt eine Kopie außer Haus? Eine Sicherung auf einer Platte, die neben dem Rechner liegt, überlebt keinen Wasserschaden, keinen Brand und keinen Einbruch. Sie überlebt auch keine Verschlüsselung durch Schadsoftware, wenn sie dauerhaft angeschlossen ist.
Wann wurde zuletzt eine Rückspielprobe gemacht? Eine Sicherung, die nie zurückgespielt wurde, ist keine Sicherung — sie ist eine Hoffnung. Der Tag, an dem Sie es herausfinden, ist immer der falsche.
Die Regel, die sich bewährt hat
Drei Kopien Ihrer Daten, auf zwei verschiedenen Arten von Speicher, davon eine außer Haus. Das ist keine Erfindung von Dienstleistern, sondern die einfachste Fassung eines nachvollziehbaren Grundsatzes: Ein Ereignis darf nie alle Kopien gleichzeitig treffen.
Für einen Handwerksbetrieb heißt das in aller Regel: die Arbeitskopie im Betrieb, eine automatische Sicherung auf ein zweites Gerät, und eine verschlüsselte Kopie in einem Rechenzentrum. Wir betreiben diesen dritten Ort selbst und in Deutschland — das erspart die Diskussion darüber, wo die Daten Ihrer Kunden liegen.
So prüfen Sie Ihre Sicherung selbst — in einer Stunde
- Suchen Sie eine Datei aus, die vor mindestens vier Wochen entstanden ist. Ein Angebot, ein Foto, eine Rechnung.
- Stellen Sie diese Datei aus der Sicherung wieder her — nicht am Original vorbei, sondern wirklich aus der Sicherung, in einen neuen Ordner.
- Öffnen Sie sie. Lässt sie sich lesen? Ist der Inhalt vollständig?
- Wiederholen Sie das mit der Datenbank Ihrer Branchensoftware. Das ist der Punkt, an dem es meistens klemmt: Dateien lassen sich einzeln zurückholen, eine laufende Datenbank oft nicht.
- Notieren Sie das Datum. Diese Notiz ist der Nachweis, dass Ihre Sicherung eine ist.
Wenn Sie an Schritt zwei oder vier hängen bleiben, haben Sie in einer Stunde mehr gelernt als in fünf Jahren grüner Meldungen.
Der Fall, für den Sie eigentlich sichern
Der klassische Ausfall ist Technik: Ein Gerät gibt auf. Ärgerlich, aber überschaubar.
Der Fall, der Betriebe wirklich trifft, ist Schadsoftware, die Daten verschlüsselt und Geld verlangt. Sie verschlüsselt alles, was erreichbar ist — auch die Sicherungsplatte, die dauerhaft angeschlossen ist, und auch den Netzwerkordner. Deshalb gehört zu jeder Sicherung mindestens eine Kopie, an die kein laufender Rechner herankommt.
Der zweithäufigste Fall ist banal: Jemand löscht versehentlich einen Ordner, und es fällt erst drei Wochen später auf. Dagegen hilft nur, dass mehrere Stände aufbewahrt werden — nicht nur der von gestern Nacht.
Wie lange darf es dauern?
Zwei Zahlen sollten Sie für Ihren Betrieb festlegen, bevor Sie über Technik reden:
- Wie viel Arbeit dürfen Sie verlieren? Eine Stunde, ein halber Tag, ein ganzer Tag? Das bestimmt, wie oft gesichert wird.
- Wie lange dürfen Sie stillstehen? Zwei Stunden, ein Tag, drei Tage? Das bestimmt, wie die Rücksicherung vorbereitet ist.
Beide Zahlen kosten Geld, je kleiner sie werden. Deshalb legt sie der Betrieb fest und nicht der Dienstleister.
Häufige Fragen
Reicht es, wenn alles in der Cloud liegt?
Ein Onlinedienst schützt vor dem defekten Gerät, aber nicht vor Löschung und nicht vor Verschlüsselung — beides wird brav synchronisiert. Auch für Onlinedienste brauchen Sie eine eigene Sicherung mit mehreren Ständen.
Wie oft sollte gesichert werden?
So oft, wie Sie Arbeit verlieren dürfen. Für die meisten Handwerksbetriebe heißt das täglich, für die Buchhaltung im Zweifel häufiger.
Wer merkt, wenn die Sicherung stehen bleibt?
Das ist die wichtigste Frage überhaupt. Eine Sicherung ohne Überwachung fällt erst auf, wenn man sie braucht. Es muss jemanden geben, der eine Meldung bekommt und darauf reagiert.
Und wenn wir gar keinen Server haben?
Dann liegen Ihre Daten auf ein bis zwei Rechnern und in Onlinediensten — und beides ist genauso wenig automatisch gesichert. Die drei Fragen oben gelten unverändert.
Der nächste Schritt
Machen Sie die Rückspielprobe. Wenn Sie dabei hängen bleiben oder das Ergebnis unklar ist, schauen wir es uns gemeinsam an: 09195 9392909 oder info@xaicore.de.